Externalizar ¿Sí o no?

dudas SINERGER

Piensa en tu trabajo rutinario y realiza un inventario de las actividades administrativas y tareas rutinarias que realizas día tras día. De toda la burocracia que conlleva tu negocio y que te roba tiempo.

Verás que algunas de estas actividades y tareas rutinarias, aunque sean de carácter auxiliar y no estratégico, forman parte de la operativa de tu negocio, lo que las convierte en esenciales.

Pero no necesariamente las tienes que realizar tú.

Seguramente que la mayoría de esas tareas formen parte del área administrativa de tu negocio.

Te darás cuenta que has creado alrededor de estas actividades y tareas un procedimiento rutinario del tipo, “no sé para qué, pero siempre lo he hecho así”.

Y que has asumido al realizar tú esas tareas, unas funciones que no son las que te corresponden para gestionar y dirigir de manera efectiva tu negocio.

No te gusta y te aburre trabajar en este tipo de tareas. Te fastidia tener que realizarlas, porque ocupan tu tiempo y consumen tu energía.

Son una trampa para tu actividad principal, ya que terminan eliminando a las tareas y actividades no rutinarias y extinguiendo tu parte más creativa.

¿Qué hacer ante esta situación?

Existen infinidad de herramientas para automatizar este tipo de tareas y que te lleven a dónde quieres ir, a optimizar y gestionar de manera efectiva tu tiempo.

La informática y las nuevas tecnologías están cambiando el trabajo humano y las formas de trabajar. Y muchos empleos que antes eran rutinarios hoy la capacidad informática los ha transformado.

Surge la externalización  de servicios y procedimientos, en empresas de servicios y en profesionales freelance.

EXTERNALIZACION

Hasta hace poco la externalización era considerada como el medio más adecuado para reducir costes de personal e infraestructura.

Pero se ha demostrado que se externaliza, para mejorar en competitividad y ganar eficacia en aquéllos procesos, en los que internamente no se tiene capacidad para gestionarlos de manera óptima.

Cuando nos hablan de externalizar tareas administrativas, procesos básicos para el funcionamiento de nuestro negocio, lo primero que pensamos es que esta forma de trabajar no es para un freelance como yo.

Que la externalización es una práctica más habitual de las grandes empresas y un medio para ampliar horizontes, ahorrando parte del personal y en edificios corporativos.

Pero tú también puedes crecer profesionalmente, ampliando horizontes 

Y externalizar tareas administrativas, es un recurso muy útil también para ti, si has decidido liberarte de las tareas rutinarias y enfocar tus esfuerzos, en actividades esenciales y no rutinarias, que te permitan mejorar en competitividad y conseguir resultados tangibles.

Gran parte de esas tareas rutinarias, la forman las tareas administrativas.

Externalizar tareas administrativas, es un buen primer paso para ganar en competitividad.

VENTAJAS DE EXTERNALIZAR TAREAS ADMINISTRATIVAS

Externalizar servicios, no es otra cosa que delegar en un proveedor externo, bien empresa de servicios o profesional independiente, funciones o actividades internas de tu empresa.

Una práctica cada vez más frecuente entre las pymes y profesionales españoles 

Funciones o actividades financieras, contables, de marketing o administrativas son cada vez más demandadas. Y se subcontratan baja la fórmula de la externalización.

Tu tiempo es tu mayor recurso y tus clientes, uno de los pilares sobre el que se sostiene tu negocio. Y estos necesitan de una atención constante y de calidad.

Externalizar tareas administrativas, es una decisión estratégica. Localiza las ventajas que supone este tipo de externalización para tu negocio.

1.- COSTES

Para un emprendedor freelance o un profesional independiente, que acaba de arrancar con su negocio. Incorporar empleados para realizar tareas específicas en términos económicos, suele resultar bastante inviable.

Una ventaja de externalizar tareas administrativas es que no asumes costes fijos de personal interno.

El coste de un servicio de externalización, debería ser variable y en función de tus ciclos de trabajo y producción.

2.- CALIDAD Y ESPECIALIZACIÓN DE LA GESTIÓN

Tú no puedes especializarte en todas las áreas de tu negocio. Ni estar informado de todos los cambios y normativas de cada uno de los sectores que las componen. Lo que conlleva no poder llevar a cabo todos los procesos de tu negocio con la misma calidad.

Al externalizar tareas administrativas en un profesional especializado…

No solo cuentas con su experiencia, conocimientos y recursos. Cuentas además con una mayor calidad en su gestión que si lo hicieras tú de manera interna.

Ya que está profesionalizado en ese tipo de tareas. Y actualiza de manera continua, sus conocimientos en las distintas materias que conlleva su trabajo.

Lo que le permite, realizar mejor sus funciones que tú. Que no estás especializado en esta materia y conseguir tiempos de respuesta más rápidos en este proceso de tu negocio.

3.- CONCENTRACION DE CORE BUSINESS

Tu actividad principal es la razón de tu negocio.

En un entorno tan competitivo como es el actual. No puedes dejar de buscar, elementos diferenciadores de tu competencia. Ni perder el foco en desarrollar las áreas que son el núcleo de tu negocio.

Lo que conlleva destinar todos tus esfuerzos en incrementar tu competitividad.

Si diriges tus esfuerzos en mantener a flote áreas auxiliares y poco estratégicas como la administrativa, los desviarás de la razón principal de tu negocio y eso te puede suponer una importante pérdida en competitividad.

Al externalizar tareas administrativas y/o departamentos auxiliares de tu negocio, te va a permitir centrarte exclusivamente en lo esencial e importante. Lo que te genera resultados. Y aumentarás la productividad y eficiencia de cada una de las áreas.

Además de ampliar tu margen de maniobra y de adaptación con mayor flexibilidad a las necesidades del mercado. Sin necesidad de tener que ampliar recursos e infraestructuras.

Una vez localizadas tus ventajas, es importante tener definidas esas actividades auxiliares que al externalizar, vas a delegar en un profesional externo y que este asumirá como funciones dentro de tu negocio.

El principal objetivo, cuando decides externalizar tu departamento administrativo y confiar las tareas que conlleva su gestión a una secretaria virtual. Es que pueda cubrir todas tus necesidades de gestión, organización, planificación y administración dentro de un mismo bloque y paquete de servicios.

Y tú puedas invertir tu tiempo con plena libertad y tranquilidad, en las actividades que generan un verdadero aporte de valor a tu negocio 

exito SINERGER

Si has decidido dar este gran paso para ganar en competitividad y empezar a externalizar tareas administrativas y delegar en una Secretaria Virtual, espero que te haya sido de utilidad toda esta información.

Y por supuesto si estás en el proceso de elección, te animo a escribirme. Quizás podamos trabajar juntos. 

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