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Externalizar ¿Sí o no?

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Piensa en tu trabajo rutinario y realiza un inventario de las actividades administrativas y tareas rutinarias que realizas día tras día. De toda la burocracia que conlleva tu negocio y que te roba tiempo.

Verás que algunas de estas actividades y tareas rutinarias, aunque sean de carácter auxiliar y no estratégico, forman parte de la operativa de tu negocio, lo que las convierte en esenciales.

Pero no necesariamente las tienes que realizar tú.

Seguramente que la mayoría de esas tareas formen parte del área administrativa de tu negocio.

Te darás cuenta que has creado alrededor de estas actividades y tareas un procedimiento rutinario del tipo, “no sé para qué, pero siempre lo he hecho así”.

Y que has asumido al realizar tú esas tareas, unas funciones que no son las que te corresponden para gestionar y dirigir de manera efectiva tu negocio.

No te gusta y te aburre trabajar en este tipo de tareas. Te fastidia tener que realizarlas, porque ocupan tu tiempo y consumen tu energía.

Son una trampa para tu actividad principal, ya que terminan eliminando a las tareas y actividades no rutinarias y extinguiendo tu parte más creativa.

¿Qué hacer ante esta situación?

Existen infinidad de herramientas para automatizar este tipo de tareas y que te lleven a dónde quieres ir, a optimizar y gestionar de manera efectiva tu tiempo.

La informática y las nuevas tecnologías están cambiando el trabajo humano y las formas de trabajar. Y muchos empleos que antes eran rutinarios hoy la capacidad informática los ha transformado.

Surge la externalización  de servicios y procedimientos, en empresas de servicios y en profesionales freelance.

EXTERNALIZACION

Hasta hace poco la externalización era considerada como el medio más adecuado para reducir costes de personal e infraestructura.

Pero se ha demostrado que se externaliza, para mejorar en competitividad y ganar eficacia en aquéllos procesos, en los que internamente no se tiene capacidad para gestionarlos de manera óptima.

Cuando nos hablan de externalizar tareas administrativas, procesos básicos para el funcionamiento de nuestro negocio, lo primero que pensamos es que esta forma de trabajar no es para un freelance como yo.

Que la externalización es una práctica más habitual de las grandes empresas y un medio para ampliar horizontes, ahorrando parte del personal y en edificios corporativos.

Pero tú también puedes crecer profesionalmente, ampliando horizontes 

Y externalizar tareas administrativas, es un recurso muy útil también para ti, si has decidido liberarte de las tareas rutinarias y enfocar tus esfuerzos, en actividades esenciales y no rutinarias, que te permitan mejorar en competitividad y conseguir resultados tangibles.

Gran parte de esas tareas rutinarias, la forman las tareas administrativas.

Externalizar tareas administrativas, es un buen primer paso para ganar en competitividad.

VENTAJAS DE EXTERNALIZAR TAREAS ADMINISTRATIVAS

Externalizar servicios, no es otra cosa que delegar en un proveedor externo, bien empresa de servicios o profesional independiente, funciones o actividades internas de tu empresa.

Una práctica cada vez más frecuente entre las pymes y profesionales españoles 

Funciones o actividades financieras, contables, de marketing o administrativas son cada vez más demandadas. Y se subcontratan baja la fórmula de la externalización.

Tu tiempo es tu mayor recurso y tus clientes, uno de los pilares sobre el que se sostiene tu negocio. Y estos necesitan de una atención constante y de calidad.

Externalizar tareas administrativas, es una decisión estratégica. Localiza las ventajas que supone este tipo de externalización para tu negocio.

1.- COSTES

Para un emprendedor freelance o un profesional independiente, que acaba de arrancar con su negocio. Incorporar empleados para realizar tareas específicas en términos económicos, suele resultar bastante inviable.

Una ventaja de externalizar tareas administrativas es que no asumes costes fijos de personal interno.

El coste de un servicio de externalización, debería ser variable y en función de tus ciclos de trabajo y producción.

2.- CALIDAD Y ESPECIALIZACIÓN DE LA GESTIÓN

Tú no puedes especializarte en todas las áreas de tu negocio. Ni estar informado de todos los cambios y normativas de cada uno de los sectores que las componen. Lo que conlleva no poder llevar a cabo todos los procesos de tu negocio con la misma calidad.

Al externalizar tareas administrativas en un profesional especializado…

No solo cuentas con su experiencia, conocimientos y recursos. Cuentas además con una mayor calidad en su gestión que si lo hicieras tú de manera interna.

Ya que está profesionalizado en ese tipo de tareas. Y actualiza de manera continua, sus conocimientos en las distintas materias que conlleva su trabajo.

Lo que le permite, realizar mejor sus funciones que tú. Que no estás especializado en esta materia y conseguir tiempos de respuesta más rápidos en este proceso de tu negocio.

3.- CONCENTRACION DE CORE BUSINESS

Tu actividad principal es la razón de tu negocio.

En un entorno tan competitivo como es el actual. No puedes dejar de buscar, elementos diferenciadores de tu competencia. Ni perder el foco en desarrollar las áreas que son el núcleo de tu negocio.

Lo que conlleva destinar todos tus esfuerzos en incrementar tu competitividad.

Si diriges tus esfuerzos en mantener a flote áreas auxiliares y poco estratégicas como la administrativa, los desviarás de la razón principal de tu negocio y eso te puede suponer una importante pérdida en competitividad.

Al externalizar tareas administrativas y/o departamentos auxiliares de tu negocio, te va a permitir centrarte exclusivamente en lo esencial e importante. Lo que te genera resultados. Y aumentarás la productividad y eficiencia de cada una de las áreas.

Además de ampliar tu margen de maniobra y de adaptación con mayor flexibilidad a las necesidades del mercado. Sin necesidad de tener que ampliar recursos e infraestructuras.

Una vez localizadas tus ventajas, es importante tener definidas esas actividades auxiliares que al externalizar, vas a delegar en un profesional externo y que este asumirá como funciones dentro de tu negocio.

El principal objetivo, cuando decides externalizar tu departamento administrativo y confiar las tareas que conlleva su gestión a una secretaria virtual. Es que pueda cubrir todas tus necesidades de gestión, organización, planificación y administración dentro de un mismo bloque y paquete de servicios.

Y tú puedas invertir tu tiempo con plena libertad y tranquilidad, en las actividades que generan un verdadero aporte de valor a tu negocio 

exito SINERGER

Si has decidido dar este gran paso para ganar en competitividad y empezar a externalizar tareas administrativas y delegar en una Secretaria Virtual, espero que te haya sido de utilidad toda esta información.

Y por supuesto si estás en el proceso de elección, te animo a escribirme. Quizás podamos trabajar juntos. 

Me ha llegado una multa de Francia ¿Qué hacer?

Con la nueva normativa europea algunos conductores españoles han recibido multas de Francia.

multa sinerger

Recomendaciones:

  • Comprobar todos los datos: matrícula del vehículo infractor, lugar de la infracción, hora, etc.
  • Leer la notificación completa, porque en las sanciones francesas es necesario pagar un depósito para presentar una alegación.
  • Comprobar plazos y formas de pago (incluyendo posibles comisiones en función de la forma de pago elegida); el pago es muy sencillo, ya que se indica de forma clara la fecha en que comienza el plazo y los días para acogerse a la reducción.

Si vas a viajar a Francia en coche ten en cuenta que el margen de tolerancia de los radares es del 5% frente al 7% que aplica DGT .

Cuadro con las sanciones de velocidad en Francia.

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Aceptación de propuestas de auto liquidación: Del 11 de abril al 25 de junio de 2016.
Consúltenos para que la revisemos antes de dar la aceptación.

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La clave para ser más productivo no es tener un sistema perfecto de productividad con nombre y apellidos.

La clave está en eliminar lo que te sobra, lo complejo, el despilfarro de tareas y mantener el foco de atención en lo importante:

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Te espero!!! 😉

 

EXTERNALIZACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

¡La externalización de procesos administrativos es la solución para tu negocio!

Consiste en la contratación de un colaborador externo, para proveer servicios de soporte administrativo en las diferentes áreas de la empresa.externalizacion procesos administrativos

Así, la organización/ el profesional  puede centrarse en los aspectos fundamentales de su negocio, obteniendo claras ventajas como:

  • Ahorro de costes fijo con el consiguiente aumento de la rentabilidad
  • Mayor flexibilidad interna maximizando la administración del tiempo.
  • Utilización de recursos multidisciplinarios.
  • Disponibilidad 24×7
  • Confidencialidad absoluta

Se trata de una propuesta de valor: trabajar codo a codo con el cliente para ofrecer el servicio que más se ajuste a sus necesidades  y lograr así los beneficios reales que les ofrece esta modalidad de negocio.

El método de las 5 “S”

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples, cuyo objetivo es lograr una mayor productividad y eficiencia

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada ‘S’ tiene un objetivo particular:

SINERGER 5S

 

Seiri, la clasificación

El primer paso de la técnica japonesa de las 5 S es la clasificación de todos los objetos y materiales que hay en el lugar de trabajo. Esta acción tiene por objetivo eliminar los elementos innecesarios e identificar aquellos importantes para los procesos de trabajo.

Seiton, el orden

Una vez eliminado o reubicado todo el material de oficina que no es necesario para trabajar, el siguiente paso será organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.

Seiso, la limpieza

La limpieza es una regla indispensable de la metodología de trabajo japonesa.

Seiketsu, la estandarización

Si los tres primeros pasos de la técnica de las 5 S se ejecutan mediante acciones en la fase de estandarización se pretende que las fases anteriores se conviertan en hábito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para ello han de crearse procedimientos para evaluar periódicamente el seguimiento de la clasificación, el orden y la limpieza en el lugar de trabajo.

Shitsuke, la autodisciplina

En la última fase del método Toyota de la 5 S, se trata el comportamiento y actitud adecuada en el trabajo, con el objetivo de asegurar el buen cumplimiento de las 5 “S”. Para ello es necesario fomentar los esfuerzos de todos y cada uno de los integrantes de la organización, así como incentivar la mejora y la eficiencia exponiendo periódicamente los resultados y evaluaciones de las tareas.

Redes Sociales

Las redes sociales se han convertido en un magnífico escaparate, son el lugar perfecto de interacción con nuestros compradores, y con los que aún no lo son.

Una buena estrategia puede aportarnos excelentes resultados.

Nuestros servicios de Community Manager están pensados para conseguir una máxima efectividad de tus campañas en las redes sociales, proponemos distintos modelos de servicios, no obstante el mejor será el que hagamos a tu medida, nos encanta personalizar nuestros trabajos al máximo para que tu experiencia en las redes sociales sea un éxito.

Trabajamos prácticamente todas las redes sociales, nos adaptamos a tu público objetivo, buscamos el mejor resultado en cada una de ellas e interactuamos en las redes sociales de forma profesional y milimétrica.

Nunca olvidamos que te estamos representando y por tanto no es nuestra opinión la que expresamos, es siempre la tuya.

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